Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend kurz „Daten") im Rahmen unserer Website dentdesk.de sowie unserer dazugehörigen SaaS-Dienste (insbesondere dentLAB, dentCONNECT und dentMED). Maßgebend sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG); ergänzend gilt das schweizerische Datenschutzgesetz (revDSG) für die Verarbeitung am Sitz des Verantwortlichen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Vertretungsberechtigte Personen: Fabian Kneubühl, Julius Janda, Simon Hans.

2. Verarbeitete Daten und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Je nach Kontext stützen wir uns insbesondere auf:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – etwa für nicht zwingend erforderliche Cookies oder Web-Analyse.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) – Bereitstellung und Abwicklung unserer SaaS-Dienste.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) – z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) – sicherer Betrieb der Website, Schutz vor Missbrauch, Verbesserung des Angebots.

3. Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Bei jedem Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Provider automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind insbesondere:

• IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert, sofern technisch möglich)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und Referrer
• Verwendeter Browser und Betriebssystem

Diese Daten werden zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Missbrauch verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen findet nicht statt. Logfiles werden nach maximal 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anliegen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. Nutzung der SaaS-Dienste (Login-Bereich)

Bei der Nutzung von dentLAB, dentCONNECT und dentMED verarbeiten wir die zur Vertragserfüllung notwendigen Daten, u. a. Anmelde- und Stammdaten der Nutzerinnen und Nutzer, Auftrags- und Kommunikationsdaten sowie technische Protokolldaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit unsere Kunden über unsere Software personenbezogene Daten ihrer Patientinnen und Patienten verarbeiten, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten – einschließlich der technisch-organisatorischen Maßnahmen – werden in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) geregelt, der mit jedem Geschäftskunden abgeschlossen wird.

6. Datenstandort und internationale Übermittlung

Unsere Server stehen in mehrfach zertifizierten, redundanten Rechenzentren in der Schweiz. Für die Schweiz liegt ein gültiger Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor (Art. 45 DSGVO), der ein dem EU-Niveau gleichwertiges Datenschutzniveau bestätigt. Eine Datenübermittlung in die Schweiz erfordert daher keine zusätzlichen Schutzmaßnahmen über das Vertragsverhältnis hinaus. Eine Übermittlung in andere Drittländer findet nur statt, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder ein gleichwertiger Schutz (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) sichergestellt ist.

7. Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Wir verwenden:

• Technisch notwendige Cookies zur Bereitstellung der Website (Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
• Analyse- und Marketing-Cookies nur mit Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

In Ihrem Browser können Sie Cookies anzeigen, einschränken und löschen. Bestimmte Funktionen der Website sind ohne notwendige Cookies möglicherweise nicht nutzbar.

8. Eingesetzte Dienste Dritter

PostHog (Webanalyse)

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir PostHog zur pseudonymisierten Analyse des Nutzungsverhaltens, um unser Angebot zu verbessern. Anbieter ist PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA. Die Verarbeitung erfolgt über die EU-Region (eu.i.posthog.com); IP-Adressen werden bei der Erfassung gekürzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Firebase / Google Analytics for Firebase

Sofern aktiviert, nutzen wir Firebase Analytics von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer digitalen Angebote. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Framework.

Calendly (Terminbuchung)

Auf unserer Website können Sie über Calendly einen Demo-Termin vereinbaren. Anbieter ist Calendly LLC, 271 17th St NW, Atlanta, GA 30363, USA. Hierbei werden die für die Terminbuchung erforderlichen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme) bzw. lit. f DSGVO. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Framework.

Hosting / Auslieferung über Vercel

Diese Website wird über Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA, ausgeliefert. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (siehe Abschnitt 3) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Übermittlungen in die USA erfolgen auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln und – soweit anwendbar – des EU-US Data Privacy Framework.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- oder steuerrechtlich) dies verlangen. Danach werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail an support@dentdesk.ch.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist jede Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts oder Arbeitsplatzes in der EU – in Deutschland insbesondere die Datenschutzbehörde des Bundeslandes, in dem Sie ansässig sind. Eine Übersicht finden Sie unter www.bfdi.bund.de.

11. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik ein, um Ihre Daten gegen Verlust, unberechtigten Zugriff und Manipulation zu schützen. Dazu gehören insbesondere TLS-/SSL-Verschlüsselung der Datenübertragung, regelmäßige Backups, restriktive Zugriffsrechte und ein Sicherheitsmanagement nach anerkannten Standards.

12. Patientendaten unserer Kunden

Soweit unsere Geschäftskunden (z. B. Dentallabore und Zahnarztpraxen) im Rahmen der Nutzung unserer SaaS-Dienste Daten ihrer Patientinnen und Patienten verarbeiten, ist der Kunde der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. dentDESK verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Anfragen betroffener Patientinnen und Patienten sind an die jeweilige Praxis bzw. das jeweilige Labor zu richten.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.